选购企业免费公司管理软件系统的八项评估要点

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　　『没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品』。您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入免费公司管理软件系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下八个评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件及。　　选购企业免费公司管理软件系统八项评估要点：第一项文档管理（Document Management）globrand.com1、是否具有数据摘要(Metadata)，记录数据分类、摘要描述、记录来源、定义？2、是否具有文档版本控制、签出／签入 ( checkin / checkout ) 功能？所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅？ 3、能否记录用户对文档的意见，以便进行更改、更新？ 4、文档生命周期的管理是否都能自动化？由发布、审核、权限设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行？第二项安全及权限控管（Security）1、系统基础平台的安全级别是否可以满足？这样才能够为贵公司重要的知识资源保驾护航。（IBM Lotus Domino是民用产品中安全级别更高的，为B2级）2、系统是否能设置帐号及层次结构式群组，以便在系统中各子系统应用？ 3、是否具有文档的权限控管功能，对于每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限？并分为群组及个人层级？ 4、系统提供对系统管理员的权限是否有限制？当前，在大部分系统中系统管理员的权利是最大的，这是不应该的，也是安全网络的最薄弱一个环节。我们倡导的思路是系统管理员只能负责和维护系统的稳定性和性能，对于自己没有权限看到的知识文档仍旧不能看到。我们在知识文档层次定义了知识文档可阅读者、可编辑者等限制，如果系统管理员不属于可阅读者或者可编辑者，他仍旧不能看到这些知识文档。5、系统中对于知识文档是以什么方式进行存储的？防止信息裸露。裸露到服务器上是一个重大的安全漏洞，其他员工登录到服务器，或者黑客登录到服务器，就可以把这些重要的知识资源直接拷贝走。6、系统是否提供放置恶性下载的机制？系统管理员和其他高级用户可以查看不同用户的下载记录日志，及时禁用相关帐号，防止知识资源的潜性流失。第三项知识循环（Knowledge Life Cycle Management）1、除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识？例如群组讨论、工作管理等功能？2、是否提供用户之间交互的工具？例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感？ 3、是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值？例如：知识点评、知识推荐、知识点击率、知识onmouseover=displayAd(1);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(1);>绩效、平衡计分卡。4、在系统中是否有知识推送功能？从而保证在最合适的时间，把最合适的知识，推送给最需要的人。例如：邮件、待办、推荐、订阅、发布、短信、手机等。5、通过系统如何把专家的知识转化为企业的知识？如何定义企业的专家？如何保证专家把知识贡献给企业。例如：专家网络等。6、如何保证我们的系统给各岗位的人员，进行最大的支持？例如：岗位技能、岗位知识配备。7、系统中是否可以把企业中存在的知识进行分类和检索？例如：知识地图、知识检索。8、在系统中是否对知识老化进行处理？这样才可以保证我们的知识库不变成垃圾库。以及相关的处理方法。第四项支持多种数据来源（Multiple Data Source） 1、不同格式的数据是否都能被保存到系统中，创建一致的变址卡及关联链接？（结构化数据和非结构化数据）2、系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统？ 3、能否将相关数据集中存放，以共同的变址卡进行标示？即使档案的格式不一、来源不一？第五项信息检索（Information Searches） 1、能否对所有的数据进行全文检索？包括数据库数据、网页及各种格式的档案？ 2、是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询？ 3、能否针对查询结果进行更多高级查询？例如缩小查询量程、查找相关文档等？第六项系统环境（Development Environment） 1、系统是否建构于一个开放的系统平台，不限在特定的*作平台上才能正常运作，并且都保持极佳的效能？ 2、系统是否能和其它的应用系统进行集成？必要时，可能把企业中现有的系统进行集合。例如（把OA、ERP、HR、PDM等应用系统，采用单点登录的方式）3、用户在使用系统时，是否可以随时随地存取，不限定在安装特定程序的计算机？4、系统是否允许弥散管理，对不同的模块分别设置一至多位管理者？第七项扩充能力（Scalability） 1、这个系统的进程能力是否足够支持公司所有人员上线？ 2、未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力？3、为了预防系统损毁造成的损失，这个系统是否能方便地备份、还原？4、这个系统是否具有 n-tier 的分布式进程体系结构？第八项支持多普通语言(Universal Language Support)1、这个系统是否提供两种以上不同的常见语言*作界面？2、系统在保存不同语系的数据时，是否都可以正常运作、没有问题？备注：对于企业免费公司管理软件仅靠一个优秀的免费公司管理软件软件系统是不够的，很简单的一个事实就是：　　　　一套再好的系统，没人愿意使用它，也只不过是个摆设而已。免费公司管理软件首先取决于愿意分享知识的文化；在此基础上，结合企业业务，理顺知识创造、分享和应用以及创新的过程，并制定相关的管理机制才是第二位的；而免费公司管理软件软件作为技术支撑，只是第三位的。所以选择免费公司管理软件供应商，我们应该考虑他们的系统+服务+咨询。希望我给您提出以上信息对您选择免费公司管理软件供应商起到一点帮助。

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