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访客管理系统:令访客管理更友好

新民晚报报道《访客进楼遇尴尬胸贴》一文引起社会关注。本报记者昨天傍晚实地踏访本市一些商务楼,听到有关各方的心里话访客管理:如何更友好。

  大楼各有招数

  进出金茂大厦先要刷卡,但却没有使用访客管理系统,访客来访仍使用纸质登记。不过,如果遇到人流集中的时候,登记办卡的服务中心显得有点应接不暇。许多访客虽表示理解,但仍然抱怨太麻烦。由于门禁系统成本较高,且操作中有一些不便之处,这一制度目前尚未在别处推广。

  最通行的办法是在大楼前台登记备案,大多数商务楼都会专门设立一个登记处。不过,记者发现,在朝九晚五的时间段内,也有不少可以自由进出的商务楼,如嘉里中心、力宝广场和中信泰富广场。据悉,这是因为人流量实在太大,保安部门根本没有人力对访客逐一登记,而且,他们担心盘查措施会影响访客的工作效率,或者引起访客反感,因此仅在非工作时段内对访客进行登记,其余时间通过保安巡逻和监控录像来保证楼内安全。

  记者在采访中发现,尽管不同商务楼制度不同,但是,对快递人员另眼相看似乎已成为一条不成文的行规。如威海路某商务楼规定,快递人员一律走后门,且禁止上楼,只能在登记台打电话联系客户下来自取。

  一些商务楼虽允许快递人员上楼,却只允许他们乘坐货运电梯。不过,记者在外滩中心看到,一名快递人员在保安的眼皮底下,不得不绕远路乘货运梯上楼,但是下楼时,他径直走进办公电梯里。他说,有时下雨天浑身都是泥水,在豪华的办公电梯里进出确实有些不妥,因此可以理解这种区别对待,但是他内心里还是希望不要被别人看低一等。

  保安大倒苦水

  记者在一家商务楼的大堂内目睹了一起争执:保安看到走进来的一名女士十分眼生,上前询问,她回答说是来找人,保安请她到接待处登记,她觉得麻烦就想硬闯,与几名保安争执起来。虽然最后这名女士还是按照规定办理了登记,但是,由于保安的注意力均在她的身上,便无暇管理随后进来的许多人。

  争端解决后,记者采访了这几名保安。他们大倒苦水说,现在商务楼被窃事件时有发生,如果不加强管理,一旦有租户被窃,他们难辞其咎。但是,从严管理又时常遇到访客的不理解。金光外滩置业公司保安部的秦先生也表示,他们曾经就出台胸贴一事征询租户意见,无人表示反对,因此他们才以此代替过去发放胸牌的方法,没想到却会让访客不满,这是他们事先没想到的。他们表示,如果有方便快捷的访客管理系统,就不必那么麻烦了。

  记者了解到,由于访客管理难度较大,所以一些商务楼采取多管齐下的办法,如加强巡逻、安装摄像头、楼内人员凭工作证出入、专门设立访客接待区等。

  访客反对胸贴

  记者采访了从事不同行业的一些访客及几家著名涉外商务楼的部门,无一人赞成贴胸贴的做法。一位前往嘉里中心办事的张女士表示,虽然参加慈善活动中有时也会在服饰上粘贴一张粘纸,但那是光荣的象征,与昨天本报报道的胸贴意义截然不同。某大学应届毕业生孙同学也说,不能接受粘胸贴的做法,因为这令他有受到不平等待遇的感觉。

  上海招商局大厦物业管理公司安管部的胡经理认为,在来访人员的左胸上贴胸贴以示区别,有不尊重客人之嫌。嘉里中心保安主管魏捷也表示,保安工作要强调人性化服务,警卫森严并不一定等于冷面无情,如何在安全与服务之间权衡轻重是一门保安人员应该掌握的学问,外滩中心应采用令人感觉更舒服的办法。

  【记者手记】

  谁也不会质疑加强访客管理制度的必要性,但是,同样搞管理,不同公司有不同方法,有的让人觉得如沐春风,有的却让人不舒服。这是为什么?关键还是要看制度制定者是否是从以人为本的前提出发,有没有讲究人性化的管理艺术。同时,高科技的访客管理系统也是必不可少的装备,一套使用方便、认真准确的访客管理系统,无疑能减少访客管理的难度。

  访客管理的尺度难以把握这是记者在采访中,从保安人员口中听到的最多的话。但是,能把难事做好,不正是更高水平的体现吗?记者相信,停止抱怨,多动脑筋,访客管理一定会更加有艺术。

  从另一方面来说,访客似乎也不必过于斤斤计较,自寻烦恼。换个角色想一想,当你回到家中时,一定也不希望看到小区保安对进进出出的陌生人熟视无睹。所以说,如果大家都能对对方多一份理解,工作起来一定都会更加愉快。


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